Das neue Switch PDF Review Modul

Ein einfaches, aber leistungsstarkes PDF-Freigabe-Tool mit einigen einzigartigen Funktionen. Entwickelt dafür, manuelles E-Mail-Proofing zu ersetzen und Freigabeprozesse zu automatisieren.

27. April 2017 – Auf der Drupa 2016 hatte Enfocus die Branche mit dem Debüt einer neuen PDF-Freigabe-Technologie für seine preisgekrönte Automatisierungslösung Switch überrascht. Basierend auf PitStop, der ausgezeichneten Technologie für Preflight, Korrektur und Bearbeitung von PDF-Dateien, die außerdem extrem leistungsstark und kosteneffizient für die Prüfung und Freigabe oder Ablehnung von nativen PDF-Dateien ist.

„Das Projekt begann eigentlich als etwas ganz anderes,“ erzählt Andrew Bailes-Collins, der für die Produktfamilien PitStop verantwortliche Senior Product Manager. „Wir hatten zunächst eine komplett andere Produktidee, aber als wir unsere Pläne mit den Kunden diskutiert haben, um ihr Feedback zu bekommen, kam heraus, dass es andere Bedürfnisse gab. Die Kunden wollten eine sehr einfache, druckvorstufenorientierte Lösung für die PDF-Prüfung und -Freigabe. Eine, die von vielen verschiedenen Kunden benutzt werden kann, vom Durchschnittsbenutzer bis zum Druckvorstufenprofi, ohne mühsame Vorbereitungsanforderungen oder erforderlicher Schulung. So wurde das PDF Review Modul geboren.“

Ablösung von E-Mail-Soft Proofs – Automatisierung von Freigabe-Prozessen

Ziel der Lösung ist es, manuelles Soft-Proofing per E-Mail zu ersetzen und die Probleme und Defizite dieses Prozesses zu überwinden.

Bailes-Collins fährt fort: „Als wir mit den Kunden sprachen, haben wir herausgefunden, dass auch diejenigen mit hochentwickelten Portallösungen in ihren Workflows immer noch E-Mail-Proofs in ihrem täglichen Produktionsprozess verwendeten. Sie verwenden ihre Portale für Kunden, mit denen sie regelmäßig Geschäfte abwickeln, aber für schnelle Jobs, oder für Kunden, für die sie ein oder zwei Jobs jährlich erledigen, verwenden Sie stattdessen E-Mail-Proofs.“

„Eines der Probleme beim Mailen von PDF-Proofs ist, dass die Dienstleister keine Kontrolle darüber haben, welchen Typ von PDF-Viewer ihre Kunden verwenden, wenn Sie sich die PDF-Dateien ansehen. Das ist ein großes Problem, da der Überdruck, die Transparenzen und das, was dann auf dem Bildschirm zu sehen ist, möglicherweise nicht korrekt gerendert wird. Außerdem haben wir herausgefunden, dass viele Kunden eine andere PDF-Datei zum Mailen erstellen, oft in einer geringeren Auflösung und in RGB konvertiert, um die Begrenzungen bezüglich der E-Mail-Größe zu überwinden.“

„Da die meisten E-Mails manuell erstellt werden, haben wir uns vorgenommen, eine Lösung zu entwickeln, die den E-Mail-Proofing-Prozess automatisiert und die häufigsten Probleme löst, die Verwirrung und Unzufriedenheit bei den Kunden verursachen.“

Das PDF Review Modul wird als App für Switch zur Verfügung gestellt, welches aus dem Enfocus-Appstore heruntergeladen werden kann, sowie als externe Webserver-Anwendung. Die App wird in Switch installiert und kann jedem Switch-Flow hinzugefügt werden. Der Webserver kann entweder lokal oder extern in der DMZ (demilitarisierte Zone) des Dienstleisters installiert werden.

Das PDF Review Modul sendet ein E-Mail an einen einzelnen Kunden, die in HTML erstellt und mit eigener CI versehen werden kann, und die einen Link enthält. Wenn der Kunde auf diesen Link klickt, öffnet sich der Standard-Browser des Kunden und die PDF-Datei wird in hoher Auflösung geladen. Entscheidend für den Kunden ist, das sonst weder etwas heruntergeladen oder installiert werden muss, noch dass ein Benutzername oder Passwort erforderlich ist. Die Benutzerschnittstelle unterstützt dynamisch verschiedene Designs für Ansichten auf Tablet und Desktop-PC.

„Die Benutzererfahrung war etwas, auf das wir uns extrem konzentriert haben,“ sagt Bailes-Collins. „Wir haben ein externes UX-Unternehmen beauftragt, uns mit dem Design zu helfen, und das Feedback, das wir auf der Drupa und von unseren praktischen Testern erhalten haben, hat diese Investitionen wirklich gerechtfertigt. Das übersichtliche, einfache Design wurde wertgeschätzt, auch die Tatsache, dass die Tools, die dem Benutzer zu Verfügung gestellt werden, automatisch für jeden Kunden angepasst werden können, abhängig von ihrem Wissen und ihrer Erfahrung.“

Das PDF Review Modul verfügt über alle erforderlichen Tools, die jemand für ein Freigabe-Tool erwarten würde, einschließlich einiger einzigartiger Funktionen. Die Benutzer haben die Möglichkeit, einzelne Farbseparation zu betrachten, eine Überprüfung des Farbverbrauchs ist möglich, man kann Anmerkungen hinzufügen, ein Densitometer-Tool ist verfügbar sowie eine Drahtgittermodell-Ansicht. Dokumenteninformationen können angesehen werden, und wenn ein Objekt im PDF ausgewählt wird, kann man die Eigenschaften dieses Objektes sehen, wie es auch im PitStop Pro Inspektor möglich ist. „Da das PDF ein Teil der in Enfocus-DNA ist, sollten die Benutzer schon etwas mehr von uns erwarten können,“ bemerkt Bailes-Collins.

„Bei einer Vorschau des Konzepts liebten die Benutzer das Toolset, hatten aber etwas Sorge, dass es für einige Kunden vielleicht zu viel sei. Mit diesem Feedback im Kopf haben wir die Benutzerschnittstelle vollständig anpassbar und dynamisch gemacht. Falls erforderlich, kann jedem Kunden ein anderes Toolset angezeigt werden, sodass er sich nicht überfordert fühlt, und all dies geschieht automatisch und macht die Lösung sehr benutzerfreundlich.“

Die Freigabeoptionen für das PDF-Überprüfungsmodul sind also komplett anpassbar. Sie basieren auf dem Switch-Flow. Dies bedeutet, dass für jede Ausgangs-Verbindung des PDF Review Moduls im Switch Flow eine entsprechende Freigabe-Option verfügbar wird. Durch einfaches Umbenennen der Ausgangsverbindung im Switch-Flow passt sich die Benennung im Webbrowser beim Kunden an. Einfacher gehts nicht.

„Wir hatten über 50 Kunden und 40 Partner, die die Lösung für uns seit der Drupa getestet haben, und einige haben sie schon in der Produktion eingesetzt. Das Feedback war überwältigend positiv und wir freuen uns wirklich darauf, die Lösung jetzt allen Benutzern zur Verfügung zu stellen.“

Das PDF-Überprüfungsmodul erfordert die Switch Core Engine 13 Update 1 oder neuer. Für eine maximale Automatisierung und Effizienz wird empfohlen, das Switch Metadaten-Modul in der Switch-Konfiguration einzuschließen.

Das PDF-Überprüfungsmodul ist aktuell in 17 Sprachen erhältlich, einschließlich: Chinesisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch (Brasilien), Spanisch, Schwedisch und Russisch; andere Sprachen werden folgen.

Preis

Das PDF Review Modul enthält 5 Clients für die gleichzeitige Nutzung und kostet €3.000 für die Lizenz plus obligatorische Wartung im ersten Jahr von €750. Zusätzliche Client-Packs sind ebenfalls verfügbar.

Als minimale Switch-Konfiguration ist die Switch Core Engine erforderlich. Es wird empfohlen für eine optimale und erweiterte Automatisierung ebenfalls das Switch-Metadaten-Modul einzusetzen. Weitere Informationen zum PDF Review Modul und weiteren Switch Modulen finden Sie auch hier::

Switch PDF Review Modul

In den nächsten Wochen bieten wir auch Webinare zum Switch PDF Review Modul an.

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