Andrew Bailes-Collins (Senior Product Manager bei Enfocus) und
Toon van Rossum (Switch Product Manager bei Enfocus)
erarbeiten zur Zeit eine Beitragsserie über die „5 Stadien der Automatisierung“

Wir möchten Ihnen hier den ersten Teil vorstellen:

Die Kunst, einen Auftrag in die Produktion zu bringen

Diese Aufgabe hat sich wie die meisten anderen Aufgaben in der Branche im Laufe der Jahre mit der Desktop-Publishing-Revolution stark verändert. Die Tage, an denen jemand mit einer Auftragstasche voller Folien oder Druckplatten ankommt, sind längst vorbei.

Los ging es mit Aufträgen, die auf Disketten oder SyQuest Laufwerken daherkamen.
Diese enthielten native Dokumente wie QuarkXpress, Freehand, Illustrator, PageMaker und alle zugehörigen Dateien wie Bilder, Grafiken und Schriften.

Damals war es die Aufgabe der Druckvorstufe, die Daten zu übernehmen, auf einem Fileserver zu speichern und dann der Produktion zu melden, ob die gelieferten Daten vollständig waren und ob sie mit dem angebotenen Auftrag übereinstimmten. Was natürlich normalerweise nicht der Fall war. Ganz zu schweigen davon, dass die Dateien mühsam korrigiert werden mussten, um sie korrekt zu drucken.

In jenen Tagen existierte Preflight-Software einfach noch nicht, so dass es eine komplexe Aufgabe für einen Vorstufenanwender war, eine Datei und ihre Bestandteile zu sezieren, herauszufinden, ob sie wie vorgesehen gedruckt werden konnte, und dann an den Kundendienst oder die Produktion zurückzugeben.

Mit fortschreitender Technologie hat sich die Übertragung von Auftragsdaten von mobilen Speichermedien zu Datenübertragungsmethoden wie ISDN, später E-Mail etc., verschoben. Proofs und Ausdrucke vom Kunden, die visualisieren, wie der Auftrag aussehen sollte, verschwanden ebenfalls mit der elektronischen Zustellung.

Wenn wir die heutige Situation betrachten und sie mit damaligen Zeiten vergleichen, hat sich die Branche stark verändert, und die Erwartungen der Kunden ebenfalls.

Die Übergabe nativer Dateiformate findet in 20-30% der Aufträge immer noch statt, wie unsere Kunden berichten, wobei viele Kunden tatsächlich darauf bestehen und fast 100% PDF-Dateien erhalten.

PDF-Dateien werden nicht nur wie damals für den Verlags- und Werbedruck verwendet, sondern sind heute in allen Formen der Druckproduktion, insbesondere im Großformat, bei Etiketten und zunehmend auch in der Verpackung, weit verbreitet.

Der Job Onboarding-Prozess

Die Aufgabe ist es, einen Auftrag zu prüfen, sicherzustellen, dass er mit dem Angebot übereinstimmt, Unstimmigkeiten zu beheben und den Auftrag dann so schnell wie möglich der Produktion zu übergeben. Dies stellt in vielen Druckereien einen großer Flaschenhals dar.

Die Arbeit selbst hat sich nicht wirklich verändert, die Prozesse sind die gleichen. Es ist allein die Produktionsumgebung, die fordert, dass dieser Prozess schnell, effizient und vorzugsweise automatisiert ablaufen muss.

Die Druckmaschinen sind heute viel schneller als je zuvor, und die blitzschnellen Rüstzeiten werden per Software gesteuert und verwaltet. Viele Druckmaschinen arbeiten heute digital, was bedeutet, dass die Zeit bis zum Druck viel kürzer ist, ohne dass die Vorbereitung von ausgeschossenem Film oder Druckplatten erforderlich ist.

Außerdem haben sich die Aufträge selbst verändert. Die Auflagen sind kleiner, und das bedeutet, dass es für die Versorgung hungriger Maschinen mehr davon geben muss, und dass sie schneller an die Druckmaschinen kommen müssen.

Und schließlich sind die Margen bei den Arbeitsplätzen geringer. Die Preisgestaltung ist in den meisten Märkten starkem Wettbewerb ausgesetzt, was bedeutet, dass die Produktion eine minimale Anzahl von menschlichen Berührungspunkten aufweisen muss, um effizient zu sein.

Die Schmerzpunkte

Worin bestehen also die Probleme, von denen wir bei Enfocus von Kunden hören? Es geht wirklich um Geschwindigkeit und Effizienz.

Der gesamte Prozess ist mühsam, dauert aufgrund sich ständig wiederholender manueller Aufgaben zu lange und verursacht daher zuviel Kosten. Es gibt zuviele unberechenbare Probleme, die nicht gelöst werden können ohne neue Kosten zu verursachen.

Kunden erhalten keine zeitnahe Antwort, und wenn sie eine bekommen, ist sie nicht immer positiv.

Interessanterweise hat eine aktuelle Präsentation von Heidelberg gezeigt, dass 55 % der Zeit, die für die Produktion eines Auftrags benötigt wird, typischerweise vor der Druckmaschine verbracht wird. Die Aufnahme eines Auftrags in die Produktion trägt wesentlich zu dieser Zahl bei.

Die Lösung (oder der Anfang davon)

Nun denken Sie wahrscheinlich, dass die Verbesserung dieses Prozesses komplex ist. Das ist aber nicht unbedingt so. Wenn man weiß, wo man steht, kann man auch planen, wie man dorthin kommt, wohin man will… oder zumindest die erste Phase einleiten.

Schnelle Erfolge lassen sich leicht erzielen und müssen nicht immer mit großen Investitionen verbunden sein. Automatisierung ist der richtige Weg, um die Effizienz zu steigern und Zeit und Geld zu sparen.

Wenn Ihnen das alles irgendwie vertraut klingt, wenn Ihre Druckerei auch dem harten Wettbewerb ausgesetzt ist, wenn Sie Probleme haben, Aufträge rechtzeitig fertigzustellen,  wenn Sie viele manuelle Prozesse aber keine Automatisierung haben…und wenn Sie wissen, dass Sie etwas verbessern müssen, dann können Ihnen die Produkte von Enfocus helfen!

https://www.enfocus.com/en/blog/5-stages-of-automation-1-onboarding