Flexible Workflows in Heilbronn

Ein Anwenderbericht über Enfocus Switch im Einsatz bei der „Heilbronner Stimme“.

Im Zuge der heute beginnenden IFRA World Publishing Expo erscheint der Anwenderbericht im LOUT-Magazin, dem Magazin für moderne Dialogkultur in der Wirtschaft. Da sowohl das Messeprogramm als auch der Themenschwerpunkt der neuen LOUT-Ausgabe No 03/17 zu den Produkten von Enfocus passen, hat man sich dazu entschlossen, in einem redaktionellen Beitrag die „Heilbronner Stimme“ zu Enfocus Switch zu Wort kommen zu lassen. Darin beleuchten Abteilungsleiter Jochen Engelbrecht und Projekt- und Qualitätsmanager Jürgen Senghaas in dem Beitrag „Überblick behalten“ die Vorteile der Automatisierungslösung Enfocus Switch

Im Medienhaus der Heilbronner Stimme legt man in allen Unternehmensbereichen großen Wert auf Qualität von Produkten und Dienstleistungen als „Voraussetzung für zufriedene Kunden“, so Jochen Engelbrecht, Abteilungsleiter Medienproduktion.

Um mittel- und langfristig die Qualität und Effektivität des Workflows zu stärken, und auch um Workflows flexibel selbst anlegen und pflegen zu können, führte man 2013 ein Technik-Screening durch. Am Ende erwies sich der Weg mit den bisherigen technischen Partnern ProPublish AG und Impressed GmbH aus Hamburg als der attraktivste. „Was Qualität, Flexibilität, Nachhaltigkeit und Anschaffungspreis betraf, erschien uns die angebotene Konstellation aus Enfocus Switch und callas pdfToolbox am geeignetsten“, so Jürgen Senghaas, Projekt- und Qualitätsmanager in der Medienproduktion bei der Heilbronner Stimme.

Die Umsetzung:

Der Hamburger Systemintegrator ProPublish AG hatte bereits bei der Integration des Redaktionssystems WoodWing Enterprise ausgeprägte Kundenorientierung bewiesen und wurde nun mit dem Service für die Automatisierungssoftware Enfocus Switch sowie die Bildoptimierung Elpical Claro beauftragt. „Nachdem der Server mit den notwendigen Zugriffsrechten aufgesetzt war, war die reine Installation mit Anlage der ersten Workflows an einem Tag erledigt“, sagt Senghaas, und weiter: „Mit der Übernahme der alten Workflows auf die Plattform Switch, die mit ganz anderen Optionen daherkommt, wurde gleichzeitig entrümpelt und vereinfacht. Nach wenigen Tagen waren fast alle Workflows in Switch und pdfToolbox übernommen.“

Im Vergleich zu den zuvor eingesetzten Modulen haben sich die Aufgaben für Enfocus Switch, callas pdfToolbox und Elpical Claro vervierfacht und sind als produktionswichtiges Herzstück im Herstellungsprozess bei der Heilbronner Stimme nicht mehr wegzudenken.

Nach einer kurzen Umstellungsphase fügten sich sämtliche neu installierten Tools problemlos in den Produktionsprozess. Nach und nach wurden Workflows gebaut und testweise in Betrieb genommen. Mit den vielen neuen Optionen innerhalb von Switch entstanden neue Abläufe. Senghaas empfiehlt, nach der 1:1-Übernahme und Inbetriebnahme an den Workflows parallel weiterzuarbeiten. „Es lässt sich immer noch etwas vereinfachen und optimieren.“

Augenfälligste Änderung nach dem Wechsel zu Enfocus Switch und callas pdf- Toolbox: Die Fachabteilung Medienproduktion der Heilbronner Stimme ist nun in der Lage, ohne Hilfe der Kollegen aus der IT komplexe Workflows schnell umzusetzen und zu realisieren. „Das verschafft der Produktion einen großen Vorteil an Flexibilität und direkter Einflussnahme auf Prozessparameter“, so Senghaas. „PDF-Einstellungen, Device-Link-Profile und Farbprofile können jederzeit selbstständig von der Fachabteilung getestet und in den Workflow übernommen werden.“

Nicht nur das Kerngeschäft des Medienunternehmens – die Produktion der Tageszeitung Heilbronner Stimme mit ihren lokalen Ausgaben und den Kopftiteln Hohenloher Zeitung und Kraichgau Stimme – hat von der Modernisierung profitiert. Auch digital ist man dank der Umstellung auf zeitgemäße Software inzwischen auf dem Vormarsch. Mit dem E-Paper e-Stimme, der StimmeApp, der m-Stimme für mobile Endgeräte sowie der Homepage stimme.de und deren Premium-Varianten ist das komplette digitale Spektrum abgedeckt; Wochen- und Anzeigenblätter runden das Portfolio ab. In den Tochterunternehmen werden darüber hinaus Magazine, Bücher, Apps und verschiedenste Drucksachen gefertigt. Enfocus Switch und die pdfToolbox steuern dabei nahezu eigenständig den gesamten Workflow in der Medienproduktion – vom XML-gesteuerten PDF-Preflight über das Erzeugen farbverbindlicher Vorschau-PDFs, FTP-Abrufe mit gezielter PDF-Transformierung und E-Mail-Benachrichtigung bis zur Aufbereitung von Print-Produktions-PDFs für Android und iOS.

Ab einem gewissen Grad der Integrationstiefe könnten bei Switch Skripte und reguläre Ausdrücke genutzt werden, erklärt Jochen Engelbrecht, für einen Facharbeiter der Medienbranche seien die Skripte inhaltlich aber teils nur schwer zu verstehen. Werden die Anforderungen komplexer, unterstützt daher Integrator ProPublish, der sich in Java, RegEx und Skripten auskennt. Traten in der Einführungsphase der pdfToolbox noch Probleme auf, halfen die Partner callas und Impressed. Gab es Schwierigkeiten im PDF-Verarbeitungsprozess, drohten gar Produktionsengpässe, machte man sich bei den Partnern in Hamburg und Berlin sofort an die Lösung – und fand mitunter Verbesserungen, die gleich in die neuen Versionen der callas pdfToolbox übernommen wurden.

Das Ergebnis:

Mit der Kombination Enfocus Switch und callas pdfToolbox sowie der Einbeziehung der Bildoptimierungs-Software Claro hat das Medienunternehmen Heilbronner Stimme nicht nur bestehende Workflows abgelöst. Mit Switch wurden auch alle Prozesse intensiv beleuchtet, so dass letztlich Workflows entstanden, die die Produktion sicherer und einfacher machen. Heute laufen im Unternehmen über 60 Flows, verteilt auf zwei Switch-Server. Neben dem callas pdfToolbox Server wurde an Enfocus Switch noch die Bild- automatisierungs-Software Elpical Claro angedockt. Im Redaktionssystem WoodWing Enterprise wird über Switch der Anzeigenworkflow und der Bildworkflow in Richtung WordPress unterstützt. Außerdem sind im Haus noch verschiedene datenbankgestützte Workflowlösungen für Verlage, wie Alfa Open Media, Alfa MediaSuite und AdFlow Enterprise aktiv. Auch hier konnte dank Enfocus Switch manueller Aufwand durch intelligente Automation verringert werden.

Lediglich für einige Spezialaufgaben – etwa wenn komplexe Skripte nötig sind – wünscht man sich bei der Heilbronner Stimme einen noch einfacheren Umgang mit Enfocus Switch. Senghaas: „Mit etwas mehr Transparenz würde sich diese Materie auch für ,Nicht-Skript-Profis‘ erschließen.“ Er wünscht sich deshalb vom Programm, dass es klare Ansagen macht und „sprechender“ wird. Trotz dieses kleinen Kritikpunkts ist man sich bei der Heilbronner Stimme einig: Die leistungsstarke Kombination aus Enfocus Switch und callas pdfToolbox stellt für alle Mitarbeiter eine große Erleichterung dar. Senghaas ist überzeugt: „Das lohnt sich für alle Unternehmen, die in der Medienproduktion agieren, sowohl für Verlage, Druckereien und Druckdienstleister als auch für Werbeagenturen.“