WORKFLOW INTEGRATION
Dieser Artikel erscheint in Anlehnung an einen Blog-Beitrag von Toon Van Rossum, Switch Product Manager, Enfocus. Den Original-Beitrag finden Sie unter: Business success through MIS integration
MIS für alle
Management-Informations-Systeme (MIS) sind ein „Must-Have“. Da gibt es keine 2 Meinungen. Sie sind das „digitale Gehirn“ eines Druckdienstleistungs-Unternehmens. Die Zahl der Anbieter von MIS-Lösungen ist allerdings unüberschaubar groß. Es stellt sich in der Praxis als durchaus schwierige Aufgabe dar, das richtige System für sein Unternehmen auszuwählen. Eine Google-Suche nach „mis software for print business“ ergab über 40 Millionen Treffer. Sicherlich ist das eine irreführende Zahl, aber ein Blick auf die ersten fünf Seiten der Ergebnisse offenbart eine ganze Reihe unterschiedlicher Lösungen.
Hinweis:
Eine aktuelle Übersicht von MIS-Lösungen im deutschsprachigen Raum finden Sie u.a. auch in der die Printxmedia-Publikation Übersicht MIS-Systeme in der Druckindustrie
System-Kommunikation
Die ursprüngliche Aufgabenstellung einer MIS-Lösung – die Kalkulation von Druckaufträgen – ist heute nur ein kleiner Teil eines sochen Systems. Oft dient das MIS auch für die Produktionssteuerung, die Lagerverwaltung, die Versandsteuerung sowie als Schnittstelle zu Abrechnungs-Systemen. Aber im wilden Westen des Drucks gibt es immer Ausnahmen, es gibt immer einen Eilauftrag und es gibt immer irgendwo etwas zu „schrauben“. Ein MIS sollte in der Lage sein, mit diesen Arten von Anomalien umzugehen, zumal diese in der Druckproduktion an der Tagesordnung sind. Ein Widerspruch in sich, aber so ist die Realität. Die einzige Möglichkeit, wie ein MIS nach der Freigabe eines Auftrags „in die freie Wildbahn“ effektiv sein kann, besteht darin, dass es genaue Daten über den Auftragsstatus bereithält. Es muss eine Zwei-Wege-Kommunikation zwischen dem Gehirn und den Gliedern des Unternehmens geben.
Komplikationen bei der Planung
Die Planung von Aufträgen wird von den meisten MIS-Programmen recht intelligent gehandhabt. Viele verwenden Algorithmen oder Logik, die sich auch KI bedienen. Die Systeme berücksichtigen Substrate, Gerätefähigkeiten, Ausschießvarianten oder Auslastung der Maschinen. Jeder Geschäftsinhaber, der sich in letzter Zeit mit MIS beschäftigt hat, wird von den Möglichkeiten beeindruckt sein. Die automatisierte Kommunikation im gesamten Unternehmen wird umso wichtiger, wenn mehrere Standorte Teil des Puzzles sind. Ein leistungsfähiges MIS kann und sollte in der Lage sein, den Überblick über den Geschäftsbetrieb als Ganzes zu behalten. Aber auch hier ist die Effektivität von der Pflege dynamischer Auftragsdaten abhängig. Viele Druckereien verarbeiten noch Jobtickets auf Papier, die den Workflow durchlaufen und voller handschriftlicher Notizen in die Rechnungsstellung zurückkommen. Ohne diese Informationen, die an das MIS zurückfließen, wird sich Ihre Situation möglicherweise nie verbessern.
Genaue Daten
Die Integration von MIS und Produktion ist hier der Schlüssel. (Auftrags-) Daten sind König. Korrektur: Genaue Daten sind das A und O. Die manuelle Aktualisierung des Auftragsstatus und der Kalkulation ist ein Anfang, aber oft verzögert sie sich und birgt die Gefahr von Fehlern. Die Zwei-Wege-Kommunikation oder besser noch die Mehr-Wege-Kommunikation in der gesamten Produktion ist von größter Bedeutung. Betriebsdaten können sicherlich manuell erfasst werden. Das ist besser als gar nichts. Der Nachteil liegt in menschlichen Fehlern und der Pünktlichkeit. Vollautomatisierung klingt für viele Unternehmer wie ein Hirngespinst. Automatisierung ist aber keine Neuigkeit sondern heute eine Notwendigkeit. Der Erfolg eines Unternehmens hängt immer mehr von der Verbesserung der Automatisierung ab. Das bedeutet nicht, dass es zu spät ist, damit anzufangen. Es bedeutet aber, dass die Integration auf Geschäftsebene, nicht nur in der Produktion, das Ziel sein sollte.
Ein Webstore sollte mit einem MIS kommunizieren. Beide sollten mit der Produktion kommunizieren. Die Aktivitäten der Druckvorstufe sollten dem MIS bekannt sein. Änderungen, Kosten und Status sollten entlang des gesamten Workflows übertragen werden. Für die Weiterverarbeitung gedruckter Produkte sollten genaue Anweisungen verfügbar sein. Versandbenachrichtigungen sollten an das MIS und einen Webshop gehen. Datenintegration treibt die effektive Automatisierung voran. Je mehr ein MIS weiß, desto besser wird die Planung, Angebotserstellung und Terminierung im gesamten Unternehmen sein.
Die Auswahl eines MIS lässt sich auf einen entscheidenden Punkt reduzieren: Ist der gewählte MIS-Anbieter ein Kandidat für eine langfristige Geschäftsbeziehung? Wählen Sie nicht den erstbesten Anbieter, der Ihnen über den Weg läuft. Holen Sie mindestens fünf Demos mit Angeboten ein. Bitten Sie darum, mit bestehenden Kunden zu sprechen, insbesondere mit solchen, die eine ähnliche Systemumgebung und Auftragsstruktur haben. Es ist leicht zu vermuten, dass es ein so großes Angebot an MIS-Anbietern gibt, weil jeder von ihnen einen idealen Kunden im Sinn hat. Während der Entwicklung hatten diese bestimmte Musterkunden im Auge. Der Trick besteht darin, dasjenige zu finden, das bei der Entwicklung an Ihr Unternehmen gedacht hat.
Die gute Nachricht ist: Egal, für welches MIS-System Sie sich entscheiden, mit Hilfe von Switch können Sie es in Ihre Produktion integrieren!
Toon Van Rossum, Produktmanager, Enfocus
Enfocus Switch Integrationsvorteile
Mit Enfocus Switch kann Ihr MIS die gesamte Druckproduktionskette steuern
- Enfocus Switch öffnet die Kommunikation zwischen Ihrem MIS und Ihrem Workflow, ohne dass die manuelle Eingabe von Auftragsspezifikationen erforderlich ist.
- Auftragsdateien und die zugehörigen Produktionsdaten können automatisch freigegeben werden, wenn MIS-Bedingungen erfüllt sind.
- Fehler, die bei der handschriftlichen Dateneingabe auftreten können, werden beseitigt.
- Keine erneute Eingabe von redundanten Auftragsinformationen
- Switch verknüpft Daten dynamisch mit einem Auftrag, während dieser verarbeitet wird, und gibt bisher nicht verbundenen Systemen die Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren.
- Wenn Switch als Workflow-Pipeline dient, werden Auftragsdateien automatisch ausgewertet und Entscheidungen für die Verarbeitung entsprechend den MIS-Daten getroffen.