Welcome To The Machine: Keine Angst vor Workflow-Automatisierung!

Ein Whitepaper von Richard Romano, Senior Analyst bei WhatTheyThink


Wenn Leute das Wort „Automatisierung“ hören, schießen ihnen zahlreiche Dinge durch den Kopf, einige sind positiv, die meisten jedoch negativ. Der Begriff Automatisierung macht die Leute aus verschiedenen Gründen und auf verschiedenen Ebenen etwas nervös. Deshalb soll dieses Whitepaper helfen, Vorbehalte auszuräumen. Gleichzeitig kann Enfocus´ Umgang mit Automatisierung mithilfe Switch die Ängste von Grafikern zerstreuen, indem es die vielfältigen Vorteile für Unternehmen der graphischen Branche erläutert.

Was meinen wir mit „Automatisierung“?

Auf spezielle Implementierungen von Enfocus Switch gehen wir später ein. Was wir im Moment mit Automatisierung meinen, ist einen graphischen Workflow zu kreieren, der – mehr oder weniger automatisch – eine oder mehrere Aktionen an einer Produktionsdatei vornimmt – entweder Layout, PDFs, Bilder oder andere Dateitypen. Das kann alle möglichen Aufgaben beinhalten, wie zum Beispiel das Senden von Notizen oder E-Mail-Bestätigungen an Kunden, das automatische Routen von Dateien von FTP, Web-to-Print oder E-Mail -Eingangsordner an spezielle Produktions-Server. Das Ausführen von Bildbearbeitungs-Funktionen wie Größenanpassung oder Farbkorrekturen, das Preflighting, das Zusammenspiel von MIS- und ERP-Systemen oder sogar Systemen von Drittanbietern und so weiter.

Mit automatisierten Workflows wie Switch kann eine Menge Routinearbeit in der Datenbearbeitung und der Druckvorstufe eliminiert werden. Darauf kommen wir später im Detail zurück, im Moment reicht uns diese kurze Definition von Automatisierung völlig. Sie sehen, dass diese speziellen automatisierten Prozesse – und die eigentliche Idee der Automatisierung – so bei Profis der graphischen Branche wirklich kein bisschen Angst auslösen kann.

Werfen wir einen Blick auf die zehn häufigsten Klagen über Automatisierung, um zu sehen, dass sie größtenteils unbegründet sind.

1. Ich könnte meinen Job verlieren
Wie wir alle wissen, gibt es Kräfte (in der Wirtschaft im Allgemeinen und in der graphischen Industrie im Besonderen), die zu Jobverlust und Arbeitslosigkeit führen, doch Automatisierung gehört nicht dazu. Die sinkende Nachfrage für gedruckte Produkte ist eine weit größere Schwierigkeit für Unternehmen aus dem graphischen Bereich, als der Automatisierungsprozess zur Herstellung solcher Druckprodukte.

Die Wirtschaftsrezession (die 2008 begann) und die „Druck-Rezession“ (die um 1998 begann, als mit Einzug der Elektronik massiv die Nachfrage nach Druckerzeugnissen nachließ) haben die Unternehmen der graphischen Branche vor neue Herausforderungen gestellt, und eine der Lösungen für diese Herausforderung war die Steigerung der Produktivität und Effektivität. Deshalb sind das Druckvorstufen-Equipment und die Druckmaschinen in den Druckereien heutzutage so automatisiert wie noch nie. Daraus resultiert ein stark gesteigerter Jobdurchsatz, und das Unternehmen kann mehr Aufträge annehmen.

2. Ich kann es mir nicht leisten
Die Idee hinter der Workflow-Automatisierung ist es, die Routinearbeiten der Software zu überlassen, die Jobs durch das System zu schicken und den Menschen die Zeit für zusätzliche Arbeiten rund ums Design zu geben. Gleichzeitig können mehr Aufträge entgegengenommen werden, wodurch der Umsatz des Unternehmens gesteigert wird.

Automatisierung – oder zumindest Enfocus´ Beitrag dazu – hilft, die bereits getätigten Investitionen des Unternehmens zu schützen. Es besteht kein Grund, alle Elemente eines Workflows zu ersetzen, da Switch den größten Teil der Drittanbieter-Anwendungen integriert. Es muss also nicht der komplette Produktionsworkflow erneuert bzw. überholt werden.

3. Ich hab keine Zeit, den Workflow aufzusetzen
Mit Automatisierungswerkzeugen wie Switch kann der Workflow schrittweise implementiert werden, indem einzelne Teile zu einer bestimmten Zeit installiert werden, was von der Arbeitsbelastung des Unternehmens abhängig gemacht werden kann. Andere Teile können zu einem anderen passenderen Zeitpunkt implementiert werden, wenn mehr Zeit verfügbar ist. So kann man Stück für Stück von den Vorzügen profitieren.

4. Ich bin gezwungen, mein ganzes Unternehmen auf den Kopf zu stellen
Ein gutes Automatisierungskonzept sollte einen nicht so sehr in Anspruch nehmen, dass der gesamte Prozess außer Kontrolle gerät. Das Ziel sollte es sein, die Prozesse zu automatisieren, die sinnvoll zu automatisieren sind. Wenn irgendwo auf dem Weg dorthin klar wird, dass es sinnvoll ist, alles zu automatisieren, kann das in logischen Schritten in einem Rutsch in Angriff genommen werden.

5. Es stört einfach
Ja, anfangs mag es stören, aber es ist ein produktives Stören. Es ist eine Investition, mit der man gleichzeitig auch neue Möglichkeiten und Funktionen kennenlernt, welche die gesamte Produktivität steigern. Und – wenn alles fertig ist, kann das Unternehmen in die Normalität zurückkehren. Es gibt nur einen Unterschied – es ist nun produktiver.

6. Es ist zu starr und unflexibel
Es gibt keinen Grund, warum eine Automatisierungslösung starr und unflexibel sein muss. Alles hängt davon ab, wie effektiv der Workflow aufgesetzt ist und wie gut er den Bedürfnissen des Anwenders entspricht. Switch fügt sich dem Anwender: Der modulare Aufbau von Switch ermöglicht es dem Anwender, den Workflow so zu konfigurieren, wie die Umstände es erfordern. Die Software muss Untertan des Menschen sein – nicht umgekehrt.

7. Es ist zu kompliziert
Wir Menschen neigen dazu, alles, was wir nicht verstehen, als undurchschaubar komplex zu betrachten, obwohl die meisten von uns recht komplizierte Prozesse durchaus geschickt lösen. Eine Workflow-Automatisierungs-Lösung zu implementieren und anzuwenden ist leichter zu lernen, als eine von Grund auf selbst zu bauen. Und jeder gute Softwareentwickler macht es dem Anwender so einfach wie möglich, mit der Software umzugehen. Wenn man einen Computer bedienen und mit einer Graphik-Software umgehen kann, dann kann man auch mit Switch umgehen.

8. Wir sind ein kleines Unternehmen; Automatisierung ist was für große.
Wie schon erwähnt: jedes vernünftige Workflow-System sollte skalierbar sein. In der Tat kann es gerade für kleinere Unternehmen sinnvoll sein, die Workflow-Prozesse zu automatisieren. Da sie nicht so viele Mitarbeiter-Ressourcen haben wie große Unternehmen, müssen sie mit weniger mehr erreichen, um produktiv zu sein.

9. Ich möchte dem Computer nicht die totale Kontrolle über mein Unternehmen überlassen.
Graphisches Design ist und sollte immer ein Produkt menschlicher Kreativität sein, und kein Computer kann dies ersetzen. Der menschliche Faktor wird immer eine Rolle spielen. Die Automatisierung einiger wiederkehrender Prozesse nimmt der menschlichen Kreativität nicht die Wichtigkeit. Die Idee von Automatisierung ist es, mehr Zeit für Kreativität zu haben. Es wird nur das automatisiert, was man sinnvoll automatisieren kann – nicht alles unter der Sonne.

10. Ich weiß nicht; irgendwie erscheint es mir wie eine riesige „Black Box“
Es gibt stets Bedenken, dass jeder automatisierte Workflow zu wenig Transparenz aufweist ? dass man nicht sicher sein kann, was genau vorgeht. Mit Switch behält man aber zu jedem Zeitpunkt im Workflow den Überblick; technisch wie auch inhaltlich.

Was leistet Switch?

Switch ist eine Workflow-Automatisierungslösung, die dazu entwickelt wurde, all den vorgenannten Klagen über und Anforderungen an Automatisierung zu begegnen. Switch ermöglicht Kunden und Dienstleistern im Druckgewerbe, nervenraubende wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, damit sie sich wichtigeren oder interessanteren Aufgaben der Produktion widmen können. Was alles automatisiert werden kann, liegt im Ermessen des Anwenders. Was Switch unter anderem alles automatisieren kann, ist folgendes:

  • Download von Dateien von einem FTP-Server oder vom E-Mail-Eingangsordner und Weiterleiten der Dateien, wo immer sie gebraucht werden
  • Senden einer E-Mail-Benachrichtigung oder -Bestätigung an Kunden inkl. Dateianhängen
  • Sortieren von Dateien nach Dateityp, Metadaten und Beschaffenheit
  • Aufteilen und Zusammenführen von PDFs
  • Konvertieren nativer Layout-Dokumente (z.B. InDesign, XPress, Microsoft Word etc.) in druckfertige PDFs
  • Integration mit Drittanbieter-Tools für die Bildoptimierung, das Ausschießen, das Farbmanagement, das Proofing etc.
  • Preflighting und Korrigieren von PDFs
  • Automatisieren und Verifizieren des Eingangs von Web-to-Print-Jobs

Switch wird über eine intuitive Benutzeroberfläche und Drag-and-Drop-Tools konfiguriert und gesteuert. Was Switch einzigartig macht, ist seine offene Architektur. Es kann alle erdenklichen Dateiarten in allen möglichen Anwendungen verarbeiten, so dass kein Unternehmen bereits vorhandene Software durch neue ersetzen muss. Switch verbindet sich auch mit bereits bestehenden MIS- oder ERP-Systemen. Es erlaubt eine weitgehende Integration aller eingesetzten Anwendungen oder ergänzt bestehende Systeme für bestimmte Aufgabenbereiche, die diese nicht oder nur unvollständig abdecken.

SwitchClient ist ein Kommunikations-Werkzeug, das als Verbindungsglied zwischen Switch und dem menschlichen Faktor im Workflow dient, indem es den Anwendern ermöglicht, Metadaten oder Jobticket-Informationen einzugeben. Daraufhin liefert Switch dem Anwender Instruktionen, was mit Dateien zu tun ist, die problematisch sind bzw. Aufmerksamkeit benötigen.

Also: Welcome to the Machine…

Automatisierung ist kein Feind. Aber erschreckenderweise gibt es immer noch einen großen Widerstand gegen Automatisierung. Und daraus resultieren viele verlorene Stunden höherer Produktivität und Arbeit. Wir ignorieren die Annehmlichkeiten der Automatisierung und strafen damit uns selbst und unser Unternehmen.

Erwähnenswert ist auch, dass Switch 2011 den „Intertech Technology Award“ gewonnen hat.

Weitere Informationen über Switch, finden Sie hier auf der Impressed Webseite oder auf der Crossorads Community , einer Webseite auf der sich alle Partner von Enfocus sowie Anwender treffen: Enfocus Crossroads Webseite .

Den Original-Artikel in englischer Sprache finden Sie hier: Welcome to the machine

2016-06-24T13:47:10+00:00 17. April 2014|