Enfocus Switch im Einsatz bei der HUK-Coburg Versicherungsgruppe

Die HUK-COBURG Versicherungsgruppe bietet ein umfassendes Versicherungs- und Bausparangebot für alle privaten Haushalte. Mit weit über sieben Millionen Kunden gehört sie zu den großen deutschen Versicherern. An der Spitze der Versicherungsgruppe steht die Muttergesellschaft HUK-COBURG, die bereits seit 1933 das Versicherungsgeschäft nach dem Grundsatz der Gegenseitigkeit betreibt.

Auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung für die Automatisierung der PDF-Druckdaten aus der Marketingabteilung entschied sich die HUK Coburg Versicherungsgruppe für Switch und PitStop Server von Enfocus. Bis heute hat sich die Software soweit bewährt, dass Switch mittlerweile von allen der rund 9000 Mitarbeitern der Versicherungsgesellschaft genutzt wird, obwohl ursprünglich geplant war, diese Lösung nur ausgesuchten Abteilungen des Unternehmens zur Verfügung zu stellen.

Als die HUK-Coburg Versicherungsgruppe im Jahr 2006 Enfocus Switch und PitStop Server für die Automatisierung der PDF-Druckdaten aus der Marketingabteilung installiert hatte, war noch nicht abzusehen, dass diese Softwarelösung heute mittlerweile von jedem einzelnen Mitarbeiter der Versicherungsgesellschaft genutzt wird. Machte damals der Anteil der PDF-Erzeugung lediglich etwa 10% aus, liegt der von Switch und PitStop Server für die interne PDF-Erzeugung heute bei 100% – unternehmensweit ist also jede Abteilung betroffen.

Einstieg mit PitStop Server

Ursprünglich wurden lediglich die PDF-Druckdaten für Marketingzwecke zentral erzeugt, drucktechnisch auf ihre Verwendbarkeit überprüft und bei Bedarf mit Hilfe des PitStop Servers gleich korrigiert. Da bei Versicherungen das Thema Sicherheit einen hohen Stellenwert hat, wurden sämtliche PDF-Dokumente für den Druck als „Certified PDF“ gespeichert, eine Technologie, welche in allen Enfocus-Produkten enthalten ist. Neben dem Überprüfungsstatus wird auch ein Protokoll in der PDF-Datei geführt, welches darüber Aufschluss gibt, wer wann welche Änderungen an der Datei vorgenommen hat. Außerdem weiß man bei einem Certified PDF-Dokument sofort, ob die Datei bereits überprüft worden ist oder nicht und ob Fehler dabei aufgetreten sind.

Nachdem sich diese Lösung einige Wochen erfolgreich im praktischen Einsatz in der Marketing-Abteilung bewährt hatte, wurde die nächste Ausbaustufe in Angriff genommen. Bislang wurden bei Fehlern, die beim Konvertieren zu PDF mittels Acrobat Distiller Server entstanden, per hausintern erzeugten Scripten eine Benachrichtigung ausgelöst. Neben der Marketing-Abteilung sollten nun auch weitere Abteilungen von der Certified PDF-Prüfung und der automatischen PDF-Korrektur profitieren können und man suchte nach einer Erweiterung, welche eine flexible und ausbaufähige Workflow-Automatisierung ermöglicht.

Enfocus Switch steuert erweiterten Workflow

Die Wahl fiel dabei auf die Produktions-Automatisierungslösung Enfocus Switch. Mit mittlerweile mehr als 700 Installationen allein im deutschsprachigen Raum, zählt Switch zu den führenden Workflow-Lösungen. Switch bildet dabei das ideale Bindeglied zwischen DTP-Anwendungen, FTP- und EMail-Servern, MIS-, Auftrags- und Jobplanungssystemen, Webportalen, Datenbanken und Druckvorstufen-Lösungen. Der praktische Nutzen für alle Beteiligten besteht darin, dass Switch viele noch manuell ausgeführten Arbeitsschritte automatisiert und somit dabei hilft, den gesamten Datenfluss sowohl inner- als auch zwischenbetrieblich zu standardisieren. Switch bietet u.a. eine direkte Schnittstelle zu Enfocus PitStop Server und weitere Automatisierungs-Optionen für den Empfang und die strukturierte Verarbeitung und Verteilung von Daten.

„Jeder HUK-Mitarbeiter, der aus einer Windows-Anwendung oder über einen Webbrowser ein PDF erstellen möchte, nutzt bei uns heute indirekt Switch“, berichtet Ingo Köhler, zuständig für die PDF-Server bei HUK-Coburg.

Mit Hilfe einer PostScript-Schnittstelle steuert die Software heute die innerbetriebliche PDF-Erzeugung bei HUK-Coburg und sorgt so für die strukturierte Verarbeitung der PDF-Dateien in einem großen Firmennetzwerk. Die PDF-Dokumente werden von Switch an die entsprechenden Workflows übergeben und die Ergebnisse per E-Mail anwenderspezifisch zurückverteilt.

Alles auf Knopfdruck

Allein im vergangenen Jahr wurden von HUK Mitarbeitern rund 286.000 PDF-Dateien erzeugt, die meisten davon aus den gängigen Office-Programmen wie Word und Excel, außerdem PowerPoint oder HTML-Anwendungen. Dabei wird jedem Mitarbeiter ein Drucker zugeweisen, über den er die PDF-Dateien erzeugen kann.

„Das ist wirklich eine komfortable und einfache Lösung für die Mitarbeiter. Sie benötigen keinen separat lokal installierten PDF-Drucker, wenn sie Protokolle oder andere interne Schriftstücke in ein PDF wandeln möchten“. erklärt Ingo Köhler. Sollten spezielle Workflows aus den einzelnen Abteilungen nötig sein, werden bei Bedarf einfach zusätzliche Scripte implementiert. Das kann zum Beispiel die Suche nach festgelegten Schlagworten in PostScript-Dateien umfassen, um die Zuordnung des Formulars zur Versicherungsnummer zu erleichtern, das in PDF-Form an den Host übertragen wird. „Unkompliziert und flexibel – so erleben die Mitarbeiter Switch. Sie brauchen sich keine Gedanken über das Programm zu machen, sie wählen einfach den PDF-Drucker aus und eine Minute später erhalten sie per E-Mail das PDF“, ergänzt Ingo Köhler.

Switch 12 und PitStop Server 12 mit erweiterten Funktionen

Die HUK-Coburg arbeitet mit PitStop Server und den Switch Modulen Core Engine (Basis-Modul), dem Scripting-Modul zur Erstellung und Nutzung von Scripten sowie dem Konfigurator-Modul für die automatisierte Steuerung externer Applikationen. Im Konfigurator-Modul steht eine Vielzahl von Konfiguratoren bereit, die mit Hilfe von Switch dadurch direkt angesteuert werden können (wie z.B. PitStop Server oder Acrobat Distiller/Server). Die Liste der unterstützten Anwendungen ist lang und enthält wirklich alle gängigen Grafik-, Layout-, Preflight- und Druckvorstufenprogramme. Zu den wichtigsten Neuerungen in Switch 12 – auf das HUK-Coburg erst vor kurzem umgestiegen ist – zählen u.a. der Remote Designer, neue Funktionalitäten für Benutzer und Gruppen sowie neue und verbesserte Konfiguratoren. Der neue Remote Designer ist nun in der Lage, die komplette Administration des Switch Servers von einem beliebigen Rechner innerhalb des Netzwerks vorzunehmen und zu steuern. Außerdem ist die Verwaltung und Zuweisung von Zugriffsrechten in „Benutzer und Gruppen“ komplett überarbeitet worden und ermöglicht nun eine noch leichtere und schnellere Einrichtung von Nutzern.

PitStop Server 12 enthält viele neue Bearbeitungsfunktionen für Bilder und Verläufe, die die Druckvorstufenarbeit in der Marketingabteilung bei der HUK-Coburg erleichtern. Dazu zählen etwa die Einbettung fehlender Schriften, eine intergrierte Transparenzreduzierung von Adobe, Prüfung der Schriftgröße nach der x-Höhe der Kleinbuchstaben, Berechnung des Druckfarbverbrauchs und neue Bildeditierungsfunktionen, die als Aktionen nutzbar sind.

Fazit: Ein voll automatisierter PDF-Workflow

Durch die Kombination von Enfocus Switch mit PitStop Server kann nun sichergestellt werden, dass alle Druckvorstufen PDF-Dateien aus der Marketing-Abteilung schnell und produktionssicher an die verschiedenen (internen und externen) Druckdienstleistungsbetriebe verteilt werden. Durch die automatische Verarbeitung von Daten per Mail-Anhang, können die Dateien für die übrigen Anwender sehr einfach an das „System“ übergeben werden und der jeweilige Absender erhält schnell und zuverlässig die kontrollierten und zertifizierten Daten zurück.