Projekt Beschreibung

Enfocus Connect und Switch bei Skabertrang | Silkeborg Bogtryk

Die dänische Firma Skabertrang | Silkeborg Bogtryk hat sich mit Enfocus nicht für eine Kommunikationslösung, sondern für die Erschließung neuer Geschäftsfelder entschieden.

„Unser erster Kunde konnte dank der Hilfe von Connect SEND 90.000 € pro Jahr einsparen und einen noch besseren Kundenservice bieten.“ – so Jimmy Hartington, IT-Manager und Druckspezialist bei Skabertrang | Silkeborg Bogtryk.

Die bewegte Geschichte von Skabertrang | Silkeborg Bogtryk geht zurück bis in das Jahr 1857. Im Laufe der Jahre ist es dem Grafik- und Druckdienstleister gelungen, seinen Geschäftsbetrieb trotz der enormen Marktveränderungen zu erweitern und zu expandieren. Im Zuge der Neuausrichtung seiner Geschäftsstrategie und seiner Entwicklung von einer Offsetdruckerei zu einem Full-Service-Kommunikationsdienstleister hat sich sein wahres Geschäftspotenzial in den vergangenen 10 Jahren offenbart.

Damit diese Umstellung reibungslos verlaufen konnte, musste das Unternehmen eine Unmenge digitaler Daten verwalten und vor allem wertvolle Informationen aus diesen Datenströmen extrahieren. Im Wesentlichen ist dieser erfolgreiche Unternehmenswandel den Enfocus-Lösungen PitStop, PitStop Server, Switch und Connect SEND, der jüngsten Investition von Skabertrang | Silkeborg Bogtryk, zu verdanken.

Dabei war ein Kunde der Grund für diese letzte Investition. Denn als Workshop- oder Kursanbieter war er auf der Suche nach einer effizienteren Methode zur Verteilung der Kursunterlagen vor dem Workshop-Beginn gewesen. In der Vergangenheit hatte er eine Druckerei mit dem Druck der Kursunterlagen beauftragt und dann viele Stunden damit zugebracht, die Ausdrucke manuell zu sortieren und in Ordner zu heften.

Daher sehnte er sich nach einer kostensparenden digitalen Lösung, die den Teilnehmern ein besseres Kurserlebnis und einen besseren Einstieg verschaffen würde. Zunächst bot Skabertrang | Silkeborg Bogtryk eine einfache FTP-Lösung, musste aber schnell feststellen, dass sie für den Kunden nicht nur kompliziert, sondern auch mit mehr Arbeit verbunden war.

Einstieg mit Connect SEND

„In dieser Hinsicht sind wir begeisterte Anhänger von Enfocus und haben das uns bekannte Team um eine Lösung gebeten. Mit Connect SEND hat es auf Anhieb geklappt. Denn mit Connect SEND konnten wir eine einfache Benutzeroberfläche bereitstellen und gleichzeitig sicherstellen, dass jeder Kursanbieter im Voraus die richtigen Informationen eingibt und dafür sorgt, dass alle Dateien das richtige Format haben“, erklärt Jimmy Hartington, IT-Manager und Druckspezialist bei Skabertrang | Silkeborg Bogtryk.

Bei der von Connect SEND generierten Lösung müssen Kursanbieter den Kursnamen und -termin sowie eine Liste der Teilnehmer, einschließlich ihrer E-Mail-Adressen, eingeben. Nach dem Hochladen werden die Dateien in PDFs umgewandelt und mit Hilfe eines Enfocus Switch-Workflows indiziert, sodass sie sich leicht durchsuchen lassen.

Alle Dokumente werden mit dem Kursnamen und -termin versehen und mit den Namen der einzelnen Teilnehmer personalisiert. Abschließend werden die Kursunterlagen mit Enfocus Switch an die auf der Liste aufgeführten E-Mail-Adressen gesandt.

„Diese Lösung ist perfekt. Denn jetzt erhalten die Teilnehmer ihre Unterlagen im Voraus und können beim Kurs Notizen im digitalen Dokument machen, während der Kursanbieter Druck- und Bearbeitungskosten von annähernd 90.000 € pro Jahr einsparen kann. Wir könnten nicht zufriedener sein“, sagt Jimmy Hartington.

Durch Integration noch einen Schritt weiter gehen

Die Lösung spornte Skabertrang | Silkeborg Bogtryk dazu an, nach weiteren Kunden mit dieser speziellen Anforderung zu suchen. Wer würde nicht gern so viel Geld sparen und trotzdem einen besseren Service bieten? Und warum sollte es damit genug sein? Durch die Kombination aller Lösungen von Enfocus konnte Skabertrang | Silkeborg Bogtryk mehrere neue kleine Workflows entwickeln und Kunden mit einfachen Prozessen helfen, die früher manuell ausgeführt werden mussten.

„Die Lösungen von Enfocus lassen sich sehr leicht so konfigurieren, dass wir garantiert über die richtigen Informationen verfügen, wenn Kunden Aufträge hochladen“, so Jimmy Hartington.

In Connect SEND legt Skabertrang | Silkeborg Bogtryk bestimmte Daten fest, die Kunden mithilfe der Job Ticket-Funktion angeben müssen. Das sind in der Regel Daten wie Absender, Empfänger, Jobname, Lieferdatum und der jeweils gewünschte Service (z. B. Bilder für den optimalen Einsatz im Internet usw.). Anhand dieser Informationen kann Skabertrang | Silkeborg Bogtryk seine internen, von Switch und PitStop Server gesteuerten automatisierten Workflows im Handumdrehen aktivieren. Die problemlose Integration von Drittanbieterprodukten erleichtert die Aufnahme weiterer Services bei Bedarf. Am Ende des Prozesses werden alle Ansprechpartner benachrichtigt und die gewünschten Produkte geliefert.

Dank Connect SEND konnte Skabertrang | Silkeborg Bogtryk zudem sein Serviceangebot erweitern, da einige kleine Routinen verschiedene interne Workflows aktivieren.

„Vor kurzem haben wir einen Workflow für einen Kunden eingerichtet, bei dem PDF-Kataloge in spiegelverkehrte PDF-Seiten (zur zeitschriftenähnlichen Darstellung im Internet) umgewandelt werden“, erklärt Jimmy Harrington. „Durch den Einsatz von Connect SEND waren wir sicher, dass wir alle relevanten Daten zur Verarbeitung der Dateien erhalten würden. Am Ende des über PitStop Server und Switch ablaufenden Prozesses erhalten unsere Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur seitenverkehrten PDF-Datei. Nach der Eingabe des Links in ihrer Website wird diese PDF-Datei auf unserem Server aktiviert.“

Da die Switch-Lösung über die Enfocus-eigene Software hinausgeht, sind theoretisch keine Grenzen gesetzt. „In Kombination mit Connect SEND kann sich Skabertrang | Silkeborg Bogtryk jetzt um Aufträge bemühen, die sich früher überhaupt nicht realisieren ließen“, erklärt Jimmy Hartington abschließend.

Kinderleichte Integration

Laut Aussage des Teams von Skabertrang | Silkeborg Bogtryk ist die Installation von Connect SEND ein Kinderspiel. Trotz seiner langjährigen Erfahrung und fundierten IT-Kenntnisse ist Hartington nicht wirklich ein Freund von Programmierungen. Dennoch konnte das Team die Installation in Eigenregie vornehmen und musste seinen Händler nur einige Male anrufen, um sich in erster Linie nach der korrekten Einrichtung des Switch Proxy zum Schutz des Datenverkehrs zu erkundigen. Skabertrang | Silkeborg Bogtryk wurde von Peter Leth Kjær von InProduction ApS beraten. Dieser dänische zertifizierte Partner von Enfocus bietet Vorort-Support und Workflow-Beratungsdienste für den dänischen Markt. Von der Bestellung von Connect SEND bis zum Austausch der ersten Kundendatei vergingen nur 10 Werktage.

„Das Installationsverfahren war sehr gut beschrieben und so intuitiv, dass wir alles allein bewerkstelligen konnten“, sagt Jimmy Hartington.

Gemeinschaftsservice

Seit jeher ist Skabertrang | Silkeborg Bogtryk ein aktives Mitglied der Enfocus-Community und ein begeisterter Nutzer des Enfocus Online-Forums, um dort Fragen zu stellen und neue Ideen zur Erweiterung seines Serviceangebots einzubringen. Dazu gehören verbesserte Validierungsfelder und eine bessere Ansicht langer Textzeichenketten.

Bei Skabertrang | Silkeborg Bogtryk sind die Produkte von Enfocus jetzt seit mehr als zehn Jahren im Einsatz. Das gute Verhältnis wird sich weiter entwickeln, weil Jimmy Hartington noch mehr Möglichkeiten zur Geschäftsentwicklung auf der Grundlage von Enfocus Produkten sieht.

„Der Kauf von Connect SEND hat uns weitaus mehr Möglichkeiten eröffnet, als wir in unseren kühnsten Träumen zu hoffen gewagt hätten. Wir sind immer noch dabei, die Möglichkeiten zu erkunden, die diese Switch-Connect-Kombination zu bieten hat, und werden im praktischen Einsatz weitere Möglichkeiten entdecken. In geschäftlicher Hinsicht sieht es so, als hätten wir vorerst ausgesorgt und alle Hände voll zu tun.“

Skabertrang | Silkeborg Bogtryk wurde 1857 gegründet und hat eine lange Tradition als Buch- und Offsetdruckerei. Sie ist immer noch regional verankert, hat sich jedoch von einem reinen Druckdienstleister zu einem Anbieter von Kommunikationslösungen aller Art für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Mit 30 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von annähernd 5 Mio. € entwickelt Skabertrang | Silkeborg Bogtryk Websites und Apps, hat eine eigene Digitaldruckabteilung und ist an einer Offsetdruckerei beteiligt.