Projekt Beschreibung

Enfocus Switch im Einsatz bei der Tangent-Gruppe

August 2013, Gent (Belgien) – Angesichts der zunehmenden Anzahl an Kleinauflagen in Verbindung mit einem wachsenden Kundenstamm setzt die Tangent PLC auf Enfocus und Switch 11: Jetzt kann sie pro Tag schon einmal 2500 Aufträge über mehrere Produktlinien rentabel bearbeiten.

Die Tangent PLC vereint ein breites Portfolio an zielgruppengerechten Online-Firmen, die auf die Druckproduktion und digitales Marketing spezialisiert sind, und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von £21,72 Millionen. Zur Unternehmensgruppe gehören unter anderem Goodprint.co.uk, Printed.com, Smileprint.co.uk, Ravensworth, Tangent Snowball und Tangent on Demand.

Das vor kurzem durchgezogene Projekt zur Rationalisierung und Automatisierung des Workflows innerhalb der Gruppe hat Brian North, Group Workflow Specialist von Tangent, geleitet. Er erläutert: „Wir mussten schon immer Daten- und Dateiübertragungen von einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen auf zahlreiche verschiedene, sowohl interne als auch externe Produktionsplattformen bewältigen. Nachdem wir unterschiedliche Lösungen im Einsatz hatten, zwangen uns die bloße Menge und die Komplexität der Übertragungen, unsere Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und eine Komplettlösung zu finden, die die ganze Unternehmensgruppe umfasste.“

Vor allem musste Tangent die Workflows effizienter gestalten, die mit dem Auftragseingang von den Online-Diensten Goodprint.co.uk und Printed.com sowie von Ravensworth, einem speziellen Druckspezialisten für Immobilienmakler, in Zusammenhang standen und der in das Produktionszentrum der Gruppe unweit Newcastle geleitet wurde.

North ergänzt: „Wir haben auch kleinere Spezialzulieferer sowie unsere eigenen Produktionseinrichtungen für den Massendruck. Wir suchten einen einheitlichen Workflow, der es uns erlaubte, unsere mannigfaltigen Arbeitsabläufe über eine gemeinsame Benutzeroberfläche zu steuern. Farbprofilierung, Dateitypen und Dateikonvertierung sind Faktoren, die darauf Einfluss haben, was wir wann wohin senden, und wir müssen in der Lage sein, diese Prozesse weitestgehend zu automatisieren.“

Höchste Zeit für Switch

Tangent hat sich für Enfocus Switch 11 entschieden, um die verschiedenen Auftragsströme unterschiedlicher Komplexität für die Produktions-, Backup-und Entwicklungsplattformen im gesamten Unternehmen in den Griff zu bekommen. Switch ermöglicht dem Unternehmen, die häufig separat ablaufenden Prozesse zu einem einheitlichen Ganzen zusammenzuführen. Damit steht ein Druckvorstufenmodell zur Verfügung, das auf einer einzigen Plattform basiert und mehrere Unternehmens- und Partnerstandorte nahtlos mit einbezieht.

Enfocus Switch 11 ist eine leistungsstarke Workflow-Lösung, die möglichst viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren soll, damit die Anwender mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten haben und sich keine Gedanken über Fehlerquellen machen müssen, die bei der Erledigung solcher Routinearbeiten leicht auftreten können. Die Automatisierung dieser Aufgaben mit Switch gewährleistet ein höheres Maß an Genauigkeit und Zufriedenheit, da sich die Mitarbeiter auf anspruchsvollere Arbeiten konzentrieren können.

Bei Tangent wird Switch insbesondere für den Preflight sowie die Konvertierung und Korrektur von Dateien entweder automatisch oder als Ausnahme über die Benutzeroberfläche von SwitchClient genutzt. Zudem automatisiert Switch den Prozess des Erstellens von JDF-Jobtickets, da es in mehrere Datenbanken eingebunden ist, um die benötigten Angaben in einer XML-Vorlage zusammenzuführen. Im Verlauf der Arbeit mit Switch hat Tangent zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten für die Automatisierungsfunktionen gefunden, wie das Weiterleiten von Dateien, das Erstellen von E-Mail-Berichten, die Dateilieferung und Kundenmitteilungen.

North berichtet, dass Switch sofort spürbar positive Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe hatte und ergänzt: „Switch erleichtert uns die Arbeit und stellt eine stabile Plattform zum Erfassen und Verwalten der Daten für die Druckproduktion, das Generieren von E-Mails und die Datenbankintegration bereit. Pro Tag gehen bis zu 2500 Bestellungen ein, von denen jede mehrere PDF-Dateien enthalten kann. Switch hat den manuellen Arbeitsaufwand für die Dateien um die Hälfte verringert. Ohne Switch hätten wir wahrscheinlich das Druckvorstufen-Team vergrößern müssen. Mit Switch sind wir nun in der Lage, mehr Aufträge zu bearbeiten, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.“

North fährt fort: „Switch fasst alle Prozesse zusammen. Obwohl wir verschiedene Publishing- und Anwendungsbereiche haben, gibt es jetzt einen definierten, zentralen Workflow zum Verwalten, Verarbeiten und Verteilen von Dateien sowie zur Interaktion mit mehreren Datenbanken und zu deren Aktualisierung. Wir brauchten eine möglichst weitgehende „Open Source“-Lösung zur umfassenden XML-Automatisierung sowie zur Integration von Drittanwendungen und Konfiguratoren. Switch ist die ideale Lösung für diese Anforderungen.“

Ebenfalls wichtig waren die Skalierbarkeit und die Flexibilität, wie North erläutert: „Wir wollten uns nicht an eine proprietäre oder sonstige Lösung binden, die unsere Publishing-Systeme, Produktionstechnik oder andere Produkte, die wir in Zukunft vielleicht noch einführen werden, nicht unterstützt.“

Wesentliche Workflow-Verbesserungen

Ian Gordon, Operations Director bei Tangent, sagt: „Jetzt haben wir einen einheitlichen Standard zum Vorbereiten der Dateien, zum Ausschießen und für die Druckvorstufe. Einige Workflows sind stärker automatisiert als andere. Switch erkennt den jeweiligen Automatisierungsgrad und auch, wo keine Automatisierung vorhanden und ein Bedienereingriff erforderlich ist. Noch haben wir keine Vollautomatisierung erreicht, machen aber gute Fortschritte beim Aufbau vom Prozessströmen, die uns diesem Ziel näher bringen.“

Gordon zufolge hat Switch auch das Workflow-Management verbessert: „Von der Druckvorstufe bis zum Druck hatten wir sehr viele getrennte und isolierte Arbeitsprozesse, so dass es uns im Laufe der Zeit an einem einheitlichen Konzept mangelte. Switch hat uns in die Lage versetzt, diese Prozesse zu standardisieren. Die Workflows innerhalb der Unternehmensgruppe sowie mit unseren Kunden und Partnern sind jetzt transparent. Damit erhöhen sich unsere Kontrolle und Belastbarkeit. Während vorher viele Dateien eine umfangreiche manuelle Bearbeitung erforderten, sind wir jetzt nicht mehr so stark von Bedienereingriffen abhängig. Wir sehen beispielsweise sofort, wenn ein Auftrag noch nicht für die Druckmaschine fertig ist und auch warum, was hochgeladen werden muss und ob eine Beschnittzugabe erforderlich – was wir jetzt übrigens auch automatisiert haben. Mit anderen Worten, wir haben das Management nach dem Ausnahmeprinzip umgesetzt und greifen in den Prozess nur noch ein, wenn es unbedingt notwendig ist.“

Großformatdruck jetzt schneller

North sagt, dass sich der Großformatdruck des Unternehmens wesentlich verbessert hat.“Vor Switch konnte es Stunden oder manchmal sogar noch länger dauern, bis ein Auftrag auf der Druckmaschine war. Heute ist der Großformatauftrag fast sofort an der Druckmaschine. Praktisch jedes Großformat-Jobticket ist (nach der Aktualisierung über Switch) fehlerfrei, wenn der Auftrag in die Produktion geht. Das hat den ganzen Arbeitsfluss wesentlich beschleunigt.“

North ergänzt, dass die Unternehmensgruppe die Aufträge jetzt nicht nur schneller und effizienter verarbeitet, sondern auch noch auf vielfältige andere Weise längerfristig von Switch profitiert: „Unsere Kapazität hat sich vergrößert, so dass wir ohne zusätzliche Kosten wachsen können.“

Was die Zukunft bringen wird

„Tangent war ideal für die Einführung von Enfocus Switch geeignet“, meint Maxim Heyndrickx, Sales Account Manager, Enfocus. „Wir erwarten gar nicht, dass Switch von sich aus 100 % der Kundenanforderungen erfüllt. Daher haben wir es als offene Lösung entwickelt, die sich einfach und nahtlos in fast jede Drittanwendung einbinden lässt. Darin eingeschlossen sind Module für Datenbanken, zur Bildbearbeitung und Dateikonvertierung, XML-Generatoren und Editoren. Bereits heute oder in naher Zukunft wird Tangent fast alle diese Möglichkeiten nutzen und sowohl seine internen Anwendungen als auch die frei verfügbaren Public-Domain-Produkte anpassen und einbinden, um die geforderten Aufgaben effizienter auszuführen.“

Gordon ergänzt: „Es wird noch mehr Verbesserungen geben, aber es steht außer Frage, dass wir heute in einer viel besseren Position sind noch vor einem Jahr. Für uns hat sich die Investition in Switch auf jeden Fall gelohnt.“

North stimmt zu und meint trotz der erheblichen Veränderungen, die das Team bereits umsetzen konnte: „Wir sind noch nicht am Ende. Wir werden weiter eng mit Enfocus zusammenarbeiten, um noch mehr Möglichkeiten zu entdecken und Feedback zur zukünftigen Produktentwicklung zu geben. Unsere engen Kontakte zur F&E-Abteilung von Enfocus sind von unschätzbarem Wert.“

North fasst zusammen: „Switch ist der zentrale Anlaufpunkt für alle eingehenden Bestellungen zur Weiterleitung an alle Lieferstellen. Die Software erhöht die Wahrscheinlichkeit, den Auftrag gleich beim ersten Mal fehlerfrei zu produzieren und Unstimmigkeiten noch vor der Produktion zu korrigieren. Das ist vor allem bei Public-Domain-Grafiken wichtig, die bei einigen unserer Aufträge eine wichtige Rolle spielen.“