Projekt Beschreibung

Enfocus Switch im Einsatz bei den VGH Versicherungen

Die VGH ist heute einer der größten regionalen Versicherer Deutschlands. Das Angebot an Sach- und Personenversicherungen ist nahezu lückenlos. Zu den VGH Versicherungen gehören die Landschaftliche Brandkasse Hannover, die Provinzial Lebensversicherung Hannover, die Provinzial Krankenversicherung Hannover AG und die Provinzial Pensionskasse Hannover AG. Rund 700 selbstständige Versicherungskaufleute sowie die beiden Kooperationspartner der VGH, die Sparkassen und die LBS, bilden das größte Servicenetz Niedersachsens im Versicherungsbereich.

Die Anforderungen

Natürlich spielen die interne und vor allem die externe Kommunikation in einem so großen Unternehmen mit so vielen Partnerfirmen eine wichtige Rolle. Das Erscheinungsbild in der Öffentlichkeit ist von großer Bedeutung. Die VGH hat dank guter, einschlägiger Werbekampagnen bei Kunden und Investoren ein positives Bild prägen können. Corporate Identity ist dabei entscheidend: Logo, Farben, Schriften,… alles muss passen und trägt zu einem vertrauenserweckenden positiven Gesamteindruck bei.

Doch das Ganze hat einen entscheidenden Haken: die Produktion von Plakaten, Prospekten, Infomaterialien, Formularen, Präsentationen etc. aus den verschiedensten Abteilungen muss hervorragend funktionieren. Doch Druck ist meist nicht gleich Druck, Schrift nicht gleich Schrift und Rot nicht gleich Rot. Aber genau das ist wichtig.

Davon weiß auch Dr. Jörg Kasten, Projektleiter der „Qualifizierten, ISO-zertifizierten PDF-Erzeugung“ ein Lied zu singen: „Unser Ziel ist es, hausinternen sowie externen Druckereien PDFs zu liefern, die fehlerfrei und direkt druckbar sind. Dokumente aus den verschiedenen Fachabteilungen müssen soweit vereinheitlicht werden, dass beim Druck nichts mehr schiefgehen kann…“ Leichter gesagt, als getan, denn dazu sollte jeder Mitarbeiter so ein PDF einfach per Mausklick erzeugen können. Und zwar am besten aus jeder beliebigen Anwendung heraus.

Die Umsetzung

PDF/X enthält Anforderungen für den Austausch von Druckvorlagen. Die PDF/X-Norm wurde für den Austausch von Anzeigendaten für Zeitungen und Zeitschriften entwickelt – oder für die Übermittlung von Druckvorlagen für Druckaufträge. Und genau das ist es, was die VGH für den einheitlichen Druck ihrer unterschiedlichen Druckerzeugnisse benötigt. Jörg Kastens Optimismus ist begründet: „Wir haben es dank ISO-zertifizierter PDF/X geschafft, jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, ein PDF zu erzeugen, dass beim Drucker so ankommt, wie es gemeint ist. Und das bei absolut einfacher Handhabung und höchster Sicherheit.

Wir konnten die Installation mit unseren firmeninternen IT-Experten und Dirk Simanek von „DTP-Training & Support“ professionell durchziehen. Es war allerdings eine sehr komplexe Aufgabe, die zahlreiche Tests und die Installation weiterer Programme erforderlich gemacht hat. Herr Simanek hat uns Software des Hamburger Distributors Impressed GmbH empfohlen, und wir haben mit Jaws PDF Server, Enfocus PowerSwitch und Enfocus PitStop Server die geeigneten Programme gefunden, um PDF/X in unserem Unternehmen einzuführen.“

Der Workflow läuft dabei folgendermaßen ab: mit Jaws PDF Server werden die PDFs zentral erzeugt. Die weitere Workflowsteuerung übernimmt PowerSwitch, welches die weiteren Arbeitsschritte automatisiert, unter anderem die Überprüfung der PDF-Dateien auf PDF/X-Konformität sowie einige zusätzliche Kriterien. Dieser Arbeitsschritt wird mittels Enfocus PitStop Server ausgeführt, welcher auch gleich für notwendige automatische Korrekturen auf PDF-Basis zum Einsatz kommt.

Das Fazit

Die Evaluierung des ISO-zertifizieten PDF/X hat zwar unzählige Tests gekostet, um potenzielle Fehlerquellen auszuschließen, aber die Vorteile sind riesig. Jörg Kasten freut sich: „Ein PDF/X kann aus beliebigen Anwendungen heraus erzeugt werden und direkt vom Drucker verarbeitet werden. Das Arbeiten wird dadurch auf allen Seiten deutlich effizienter, die Kosten können gesenkt werden, man spart jede Menge Arbeitszeit… Nun warten wir mal die Feuerprobe ab, denn in ein paar Wochen müssen wir diverse Reformen umsetzen, und es werden zum ersten Mal richtig große Datenmengen bei den Druckereien eintreffen, damit alle erforderlichen Materialien rechtzeitig gedruckt werden können. Doch wir sind optimistisch, denn bis jetzt ist alles prima gelaufen…“